Gewinnung neuer Ehrenamtlicher - Sozialverband VdK Baden-Württemberg

Gewinnung neuer Ehrenamtlicher

„Mitglied werden möcht‘ ich sehr, ehrenamtlich fällt‘s mir schwer!“ – so oder so ähnlich kann man sich die Situation in einigen VdK-Ortsverbänden vorstellen. Den Vereinen fehlt es an Nachwuchs, Vorstandsposten bleiben unbesetzt und das ist nicht nur beim Sozialverband VdK ein Problem. Doch wie können ehrenamtlich Interessierte gefunden und wie die eigenen Mitglieder angesprochen werden? Ein allgemein gültiges Erfolgsrezept gibt es natürlich nicht – aber wir möchten Ihnen verschiedene Hilfsmittel und Vorlagen vorstellen, um Ihnen die Suche zu erleichtern.

EhrenamtsbeauftragteR

In vielen Kreisverbänden gibt es eineN EhrenamtsbeauftragteR. Diese Person unterstützt Sie bei der Suche nach Ehrenamtlichen und begleiten diese gemeinsam mit Ihnen in ein passendes Amt. Sprechen Sie Ihren Kreisverbandvorstand an, ob es bei Ihnen vor Ort eineN EhrenamtsbeauftragteN gibt.

Anschreiben an alle Mitglieder

Schreiben Sie alle VdK-Mitglieder an und machen Sie auf die aktuellen vakanten Positionen im Vorstand aufmerksam. Legen Sie hierzu eine Ehrenamtsbroschüre bei.

• E-Mail Vorlage: Ehrenamtsgewinnung (12.6 KB, DOCX-Datei)
• Briefvorlage: Ehrenamtsgewinnung (36.5 KB, DOC-Datei)

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Anzeigen zur Ehrenamtssuche

Wir haben für Sie Anzeigen zur Gewinnung neuer Ehrenamtlicher erstellt. Jedes Amt hat hierbei eine eigene Anzeige. Sie können die Datei für verschiedene Zwecke nutzen: Als Anzeige in einer Zeitung, Ausgedruckt als Flyer oder als Bild auf der Website.

• Stellenbeschreibungen: VorsitzendeR (2.9 MB, PDF-Datei)
• Stellenbeschreibungen: StellvertreterIn (2.9 MB, PDF-Datei)
• Stellenbeschreibungen: SchriftführerIn (2.9 MB, PDF-Datei)
• Stellenbeschreibungen: KassiererIn (2.9 MB, PDF-Datei)
• Stellenbeschreibungen: FrauenvertreterIn (2.9 MB, PDF-Datei)

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Ehrenamtsbroschüre

Wir haben für Sie alles wichtige rund um das Thema Ehrenamt beim Sozialverband VdK Baden-Württemberg in einer Broschüre zusammengefasst. Sie können diese herunterladen oder in gedruckter Form bei a.unger@vdk.de bestellen.
Legen Sie diese an Ihrem Infostand aus, verteilen Sie diese bei einem Infotreffen oder geben Sie diese gezielt an Interessenten raus.

• Ehrenamtsbroschüre Sozialverband VdK (4.0 MB, PDF-Datei)

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Präsentation auf Ehrenamtsmessen und Freiwilligenbörsen

In vielen Kommunen oder Ortschaften werden regelmäßig Ehrenamtsmessen durchgeführt, auch genannt Freiwilligenmesse, Ehrenamtsmarktplatz oder -börse. Hier können sich Verbände in der Regel kostenfrei präsentieren, die ehrenamtliche Tätigkeiten bieten. Diese Veranstaltungen dienen dazu, sich als Verband bekannter zu machen und um neue Ehrenamtliche und um freiwilliges Engagement zu werben. Recherchieren Sie vor Ort, ob es bei Ihnen ein solches Angebot gibt und nehmen Sie daran teil! Zwei aufgeschlossene Ehrenamtliche reichen oft, um die Standzeit abzudecken. Mithilfe von zwei Roll-Ups, einem Tisch mit VdK-Infomaterial und der aktuellen Ehrenamtsbroschüre haben Sie bereits das Wichtigste, was Sie benötigen, um sich als attraktiver Verband zu präsentieren.

Übrigens: Es gibt auch vielerorts digitale Plattformen, auf denen sich die lokalen Verbände präsentieren können. Besonders die jüngere Generation informiert sich inzwischen in erster Linie online auch über die lokalen Angebote! Nutzen Sie auch hier die vorhandenen Möglichkeiten! Hier sollten Sie mit VdK-Logo und Link auf die Landesverbandshomepage (bei gut gepflegter Seite ggf. auch auf die OV-Homepage), einer kurzen Verbandsbeschreibung, akuellen Kontaktdaten und ggf. einer Beschreibung über die Möglichkeiten eines ehrenamtlichen Engagements aufgeführt sein.

Eine eigene Online-Rechercheist hier der erste Schritt, um sich einen Überblick über die lokalen Angebote zu machen und ggf. Kontakt mit den Veranstaltern oder Webseitenbetreibern aufzunehmen.

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Infotreffen für Interessierte: Das Ehrenamtscafé

Ein Ehrenamtscafé für Interessierte ist eine gute Möglichkeit, um direkt mit den Menschen in einen persönlichen Austausch zu kommen. Doch wie finde ich Personen, die Interesse an einem Ehrenamt beim Sozialverband VdK haben?

• Neue VdK-Mitglieder haben die Möglichkeit auf der Beitrittserklärung anzukreuzen, dass Sie auch an einer ehrenamtlichen Tätigkeit interessiert sind. Diese Interessenten können Sie über Sodalis light abrufen und ansprechen.
• Darüber hinaus können Sie in Ihrem Umfeld Personen ansprechen, von denen Sie denken, dass ein Ehrenamt interessant sein könnten. Nutzen Sie hier Ihr Netzwerk und das Ihrer VorstandskollegInnen.
• Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit öffentlich alle BürgerInnen anzusprechen. Hierfür kann beispielsweise das Anschreiben genutzt werden. Dies muss nicht nur an bestehnde VdK-Mitglieder, sondern kann auch an weitere Haushalte im Ort verteilt werden. Nutzen Sie auch eine Gemeindemitteilung oder Plakate dazu, um Aufmerksamkeit zu generieren.

Ablauf eines Ehrenamtscafés:

• Vorstellungsrunde

• Präsentation über den Sozialverband VdK

• offene Gesprächsrunde

Gerne können Sie am Ende noch mit jedem Interessenten einzeln sprechen. Das Formular "Gesprächsnotiz" können Sie gemeinsam ausfüllen, um die Kontaktdaten und Interessen festzuhalten. Es dient Ihnen im Nachgang als Erinnerungsstütze und hilft bei der erneuten Kontaktaufnahme.

• Gesprächsnotiz (225.9 KB, PDF-Datei)
• Gesprächsnotiz (beschreibbar) (235.9 KB, PDF-Datei)

• Verabschiedung

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Organisation eines Ehrenamtscafés:

Aufgaben vor dem Ehrenamtscafé:

1. Interessenten in Sodalis abrufen

• Leitfaden: Interessenten in Sodalis light filtern (1.7 MB, PDF-Datei)

2. Interessenten in eine Übersichtliste eintragen

• Interessentenliste mit Rückmeldungsübersicht (11.3 KB, XLSX-Datei)

3. Anzahl der Interessenten prüfen
Je nach Anzahl der Interessenten sehen Sie, ob sich ein Treffen in größerer Runde lohnt oder ein Einzelgespräch womöglich mehr Sinn macht.

4. Datum und Uhrzeit für das Infotreffen festlegen
Schauen Sie sich Ihre Interessenten genau an, sind berufstätige Personen dabei, wählen Sie lieber einen Termin am Abend, Freitagnachmittag oder an einem Samstag.

5. Passende Räumlichkeiten suchen
Nutzen Sie wenn möglich die Räumlichkeiten des Kreisverbandes oder suchen Sie sich ein ruhiges Cafè mit Sitzecke.

6. Einladungen versenden
Versenden Sie die Einladungsschreiben ca. 4-6 Wochen vor dem Ehrenamtscafé an die Interessenten. Legen Sie das Rückmeldedatum auf ca. 1-2 Wochen vor dem Treffen, damit Sie genügend Zeit haben, sich auf die einzelnen Teilnehmer vorzubereiten und Sie eventuell die/den entsprechende/n Ortsverbandsvorsitzende/n ebenfalls dazu einladen können.

• Vorlage: Einladung für den Versand per Brief (56.5 KB, DOCX-Datei)
• Vorlage: Einladung für den Versand per Brief (1.2 MB, PDF-Datei)
• Vorlage: Einladung für den Online-Versand (1.3 MB, DOCX-Datei)
• Vorlage: Einladung für den Online-Versand (4.1 MB, PDF-Datei)

7. Warten auf Rückmeldungen/Nachfassen
Tragen Sie die Rückmeldung der Interessenten in die Liste aus Schritt 2. ein, um den Überblick zu bewahren.

8. Evtl. Öffentlich auf Ehrenamtscafé aufmerksam machen
Sie können über Gemeindemitteilungen, Social-Media-Aufrufe, Plakate, Mund-zu-Mund-Propaganda etc. weitere Interessenten auf den Sozialverband VdK aufmerksam machen und zur Veranstaltung einladen.

• Gemeindemitteilung Einladung Ehrenamtscafé (19.6 KB, DOCX-Datei)
• Plakatvorlage Ehrenamtscafe (19.2 KB, DOCX-Datei)
• Plakatvorlage Ehrenamtscafe (250.2 KB, PDF-Datei)

9. Infomaterial besorgen
Prüfen Sie rechtzeitig vor dem Termin, ob noch verschiedene Infomaterialien, wie beispielsweise die Informationsbroschüre, Ehrenamtsbroschüren, Postkarten etc., vorrätig sind, um den Interessenten ein kleines Paket mitzugeben. Hier können Sie ein Infopaket für Ihre Veranstaltung bestellen.

10. Präsentation herunterladen und durchgehen
Wir haben für Sie eine Präsentation über den Sozialverband VdK erstellt. Diese stellen wir Ihnen hier als PDF zum Herunterladen zur Verfügung. Die offene PowerPoint-Version finden Sie im Intranet im Ordner "Ehrenamtsgewinnung" oder erhalten Sie auf Anfrage bei der Marketing-Abteilung.

• PowerPoint Präsentation für ein Ehrenamtscafé (4.8 MB, PDF-Datei)

Aufgaben am Tag des Ehrenamtscafés:

1. Verpflegung besorgen
Besorgen Sie einen Snack (z.B. Butterbrezeln, Obst etc.) sowie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser etc.) für die Interessenten.

2. Technik-Check
Prüfen Sie vor dem Eintreffen der Interessenten, ob der Laptop geladen ist, ein Ladekabel vorhanden ist, der Beamer funktioniert und die Präsentation fehlerfrei läuft.

3. Raum-Check
Prüfen Sie, ob genügend Sitzgelegenheiten für alle Interessenten zur Verfügung stehen und der Raum angemessen aufgeräumt ist.

4. Begrüßung der Interessenten

5. Durchführung des Ehrenamtscafés
Nähere Informationen zum Ablauf des Ehrenamtscafés finden Sie hier.

Aufgaben nach dem Ehrenamtscafé:

Interesse besteht weiterhin:

1. OrtsverbandsvorsitzendeR informieren
Geben Sie die Kontaktdaten/Gesprächsnotiz der interessierten Person an die/den entsprechende/n OrtsverbandsvorsitzendeN weiter, damit dieser den Kontakt aufbauen kann. Wichtig ist es, mit dem Interessenten nun in Kontakt zu bleiben und sie/ihn in ein Amt zu vermitteln.

2. Interessent weiter begleiten
Begleiten Sie den Interessenten weiterhin in ihr/sein Amt und darüber hinaus. Wenn die Person in den Vorstand gewählt wurde, ist es wichtig, dass weiter Informationen vermittelt werden, damit der Start gut gelingen kann.

3. Notiz in Sodalis light hinterlegen
Damit Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt nochmals nachschauen können, wer an Ihrem Treffen teilgenommen hat, können Sie eine Notiz bei der jeweiligen Person in Sodalis light hinterlegen.

• Leitfaden: Notiz bei Interessenten in Sodalis light hinterlegen (2.2 MB, PDF-Datei)

Kein Interesse am Ehrenamt:

1. Kreuz in Sodalis light entfernen
Sollte die Person ein Kreuz als Interessent in Sodalis light haben, entfernen Sie dies. Schreiben Sie hierzu eine kurze E-Mail an g.harschagi@vdk.de . Gerne nehmen wir das Kreuz dann für Sie raus.

2. Notiz in Sodalis light hinterlegen
Damit Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt nochmals nachschauen können, wer an Ihrem Treffen teilgenommen hat, können Sie eine Notiz bei der jeweiligen Person in Sodalis light hinterlegen.

• Leitfaden: Notiz bei Interessenten in Sodalis light hinterlegen (2.2 MB, PDF-Datei)

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