1. Februar 2020
VdK-Zeitung

Steuererklärung: Aus der Ablage in den Aktenvernichter

Allzu großer Ordnungssinn kann sich rächen, denn eine Reihe von Belegen müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden“, betont der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg. Zugleich verweist die Organisation darauf, dass ab dem 1. Januar 2020 gleichwohl viele alte Unterlagen von Geschäftsleuten und erst recht von Privatpersonen in den Reißwolf wandern können, wenn die im Folgenden genannten Fristen beachtet werden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. | © Freepik.com

So muss ein Unternehmer Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre gespeichert bleiben. Empfangene oder abgesandte Handels-/Geschäftsbriefe muss man grundsätzlich sechs Jahre lang aufheben.

Wie der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg weiter informiert, beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde.

Anfang 2020 können Unternehmer folgende Unterlagen vernichten:

  • Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus 2009;
  • Inventare, die bis 31. Dezember 2009 oder früher aufgestellt wurden;
  • Jahresabschlüsse, die bis 31. Dezember 2009 oder früher aufgestellt wurden;
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 und älter;
  • Empfangene Handels-/Geschäftsbriefe, die bis 31. Dezember 2013 oder früher eingingen;
  • Durchschriften abgesandter Handels-/Geschäftsbriefe, die bis 31. Dezember 2013 oder früher abgesandt wurden.

Fristen für Privatpersonen

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Lediglich für Spendenbescheinigungen gibt es eine kurze Aufbewahrungspflicht. Sie müssen bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe des Einkommensteuerbescheids aufbewahrt werden. „Fertigt der Steuerzahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahren“, erklärt der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg und ergänzt: „Bestandskräftig wird der Steuerbescheid mit Ablauf der Einspruchsfrist“.

Steuerzahler, deren Überschusseinkünfte, also Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünften und sonstigen Einkünften, in der Summe mehr als 500 000 Euro im Jahr betragen, müssen steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren. Und nach einer besonderen Vorschrift im Umsatzsteuerrecht müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang von Mieter oder Hausbesitzer – auch wenn es eine Privatperson ist – aufbewahrt werden. Zugleich rät der Bund der Steuerzahler dazu, auch aus zivilrechtlichen Gründen Rechnungen oder Quittungen eine gewisse Zeit aufzuheben, um so im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen zu können.

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