Veranstaltungsplanung

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Der Live-Talk ist eine ideale Gelegenheit, um wieder aktiv ins Vereinsleben zu starten. Bei einer eigenen Veranstaltung am 18. September 2021 können Sie einen gemütlichen Abend mit Ihren VdK-Mitgliedern verbringen. Natürlich sind auch andere Interessierte, beispielsweise Ihre Lokalpolitikerinnen und -politiker, immer herzlich willkommen.

Die Online-Übertragung des Live-Talks können Sie gemeinsam via Beamer und Großleinwand mitverfolgen. Ein gemeinsames Abendessen für die Anwesenden und Live-Musik runden die Veranstaltung ab.

Wir haben für Sie verschiedene Hilfsmittel erstellt, die Sie bei der Planung der Veranstaltung unterstützen.

Veranstaltung unter COVID-19-Bedingungen
Ihre Veranstaltung anmelden
Hinweis Fotoaufnahme
Der Veranstaltungsort
Technische Ausstattung
Allgemeine Tipps für die Veranstaltung
Die Kontaktverfolgung
Muster Einladungsschreiben
Dekomaterial
Mitmach-Aktionen

Hinweise zur Planung einer Veranstaltung finden Sie nochmals ausführlich in folgendem Dokument zum Download:

16.08.2021: Leitfaden Veranstaltung unter Corona-Bedingungen.pdf (93.2 KB, PDF-Datei)

Veranstaltung unter COVID-19-Bedingungen

Ob und welche Veranstaltungen möglich sind, bestimmt die aktuelle Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg . Mit den Änderungen zum 16. August ist der 7-Tage-Inzidenzwert nicht weiter ausschlaggebend. Er ist jedoch auch weiterhin tagesaktuell beim Robert-Koch-Institut unter https://corona.rki.de abrufbar.

Aktuell gilt für Vereinsveranstaltungen (Stand: 16.08.2021):

Veranstaltungen mit bis zu 5.000 BesucherInnen sind ohne Einschränkungen möglich.
Veranstaltungen mit über 5.000 BesucherInnen und Besuchern sind nur mit bis zu 50 Prozent der zugelassenen Kapazität des Veranstaltungsorts zulässig.
Es gilt die 3G-Regel: In geschlossenen Räumen ist nicht-immunisierten Personen der Zutritt nur nach Vorlage eines Testnachweises gestattet. Dies gilt auch, wenn die Veranstaltung im Freien stattfindet, jedoch ein Mindestabstand von 1,5 Metern nicht zuverlässig eingehalten werden kann.
Ein Hygienekonzept muss erstellt werden.
Bei Veranstaltungen mit über 5.000 BesucherInnen ist das Hygienekonzept beim Gesundheitsamt vorzulegen.
Die Durchführung ist nur mit kontrolliertem Zugang für Besucher zulässig. Beschäftigte und sonstige Mitwirkende werden bei der Ermittlung der Anzahl der BesucherInnen nicht
berücksichtigt.
Die Testpflicht entfällt für geimpfte und genesene Personen (mit entsprechendem Nachweis).

Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg ab 16. August 2021

Verordnung der Landesregierung vom 14.08.2021.pdf (463.7 KB, PDF-Datei)

Ihre Veranstaltung anmelden

Öffentliche Veranstaltungen, bei denen Lebensmittel angeboten und Getränke ausgeschenkt werden, unterliegen automatisch dem Gaststättengesetz. Sie sind daher immer dem zuständigen
Ordnungsamt zu melden, mindestens 14 Tage vor dem Termin. Eine einfache E-Mail hierfür genügt. Diese sollten beinhalten:

Datum und Dauer der Veranstaltung, also Tag(e) und Uhrzeit(en)
Ort der Veranstaltung mit Raumangabe
Anzahl der anwesenden Personen
Eigenerklärung, dass die notwendigen Hygiene- und Abstandsregelungen sowie die Kontaktnachverfolgung gewährleistet werden
Bezeichnung, Adresse und Ansprechpartner Ihres Kreis- oder Ortsverbandes

Hinweis Fotoaufnahme

Aufgrund der Datenschutzgrundverordnung und dem Recht am eigenen Bild ist es Pflicht die Veranstaltungsteilnehmer darüber zu informieren, dass Fotos aufgenommen werden. Deshalb bitte wir Sie die Schilder gut sichtbar am Eingang der Veranstaltung aufzuhängen.

Datenschutzerklärung_Bildaufnahme.pdf (1.6 MB, PDF-Datei)

Der Veranstaltungsort

Im Idealfall liegt vom Betreiber*in, Inhaber*in bzw. Vermieter*in bereits ein Hygiene- und Schutzkonzept
vor. Dieses sollte folgende Aspekte berücksichtigen:

Der Mindestabstand von 1,5m zwischen den Teilnehmenden sollte eingehalten werden (Hinweis durch entsprechenden Aushang, Vorlage auf der Marketing-Homepage).
Der Abstand zur Bühne sollte 3m betragen, bei Gesang oder Blasmusik ist ein Abstand von 5m vorgeschrieben.
Eine vorgeschriebene Sitzordnung (z. B. auch mit der Anwendung der LUCA-App QR-Code) kann 1 eine Kontaktverfolgung im Infektionsfall vereinfachen.
Die Veranstaltungen sind nur mit einem festen Teilnehmerkreis durchzuführen. Hintergrund dafür sind die Kontaktnachverfolgung und die Desinfektionsmaßnahmen.
Einlasskontrollen garantieren, dass nur derjenige Zutritt erhält, dessen Daten vorher erfasst wurden. Nicht erfassten Personen ist der Zutritt nicht gestattet.
Prüfen Sie vor Vertragsabschluss die Stornierungsbedingungen.

Technische Ausstattung

Für die Übertragung benötigen Sie einen Laptop, Beamer, eine Leinwand, Lautsprecher und einen Internetanschluss/WLAN. Oft ist die technische Ausstattung bereits am Veranstaltungsort vorhanden. Bitte erkundigen Sie sich frühzeitig, um noch fehlendes Equipment besorgen zu können. Gerne unterstützt Sie die EDV-Abteilung auch bei der Kommunikation mit dem Veranstaltungsort. Weitere interessante Informationen rund um das Thema Technik finden Sie in der PDF-Datei zum Download.

Eine ausführliche Beschreibung, was Sie an Technik benötigen und wer Sie unterstützt finden Sie ausführlich in folgendem Dokument:

Technische Ausstattung und Unterstützung (1.6 MB, PDF-Datei)

Allgemeine Tipps für die Veranstaltung

Aushänge und Beschilderung:

Eine Beschilderung auf dem Veranstaltungsgelände vereinfacht es den Gästen, sich an die Hygienemaßnahmen zu halten. Zur Steuerung der Besucherwege sind z. B. Einbahnstraßen oder
Abstandsaufkleber vor Essensausgaben hilfreich. Sprechen Sie mit Ihrem Veranstaltungsort! Durch geregelte Eintrittszeiten, Einbahnstraßenregelungen/Richtungspfeile für hochfrequentierte Wege, mehrere separate Ein- und Ausgänge, Absperrbänder und Abstandmarkierungen auf dem Boden können Schlangenbildung an Eingängen und Knotenpunkten vermieden werden. Sprechen
Sie mit Ihrem Veranstaltungsort!

In allen Räumen, insbesondere in den Sanitäranlagen, sollten Hinweise zu den Hygienestandards aushängen – dies übernimmt ggf. direkt der Veranstaltungsort.
Ein-und Ausgänge sowie Wegmarkierungen sollten eindeutig gekennzeichnet werden. Richten Sie am besten einen Einbahnverkehr ein – dies übernimmt ggf. direkt der Veranstaltungsort.
Sanitäranlagen sollten hinsichtlich der maximal zulässigen Gesamtpersonenzahl gekennzeichnet werden.

Vorlagen für COVID-19 Aushang Schilder:

Aushang_Corona_Hinweise.pdf (54.2 KB, PDF-Datei)

Hygienemaßnahmen:

Sanitäranlagen vor der Veranstaltung reinigen und nach der Veranstaltung desinfizieren.
Zusätzliche Desinfektionsmöglichkeiten, insbesondere bei Ein- und Ausgängen, bereitstellen.
Beim Verlassen des Sitzplatzes besteht Maskenpflicht.
Bereitstellung von ausreichend Waschgelegenheiten, Flüssigseife, Einmalhandtücher und gegebenenfalls Händedesinfektionsmittel.
Kontaktflächen wie Türgriffe, Handläufe und Tischoberflächen sind unter Berücksichtigung der Nutzungsfrequenz regelmäßig zu reinigen.
Es sollte bei Fahrstühlen, Rolltreppen und Treppenaufgängen ebenfalls auf Kontaktminimierung geachtet werden, z. B. durch Nutzung mehrerer Ein- und Ausgänge sowie von automatisch öffnenden Türen.
Innenräume sollten regelmäßig gelüftet werden.
Das Rednerpult sowie Mikrofone sind bei einem Wechsel der Redner zu desinfizieren.

Von der Teilnahme an der Veranstaltung ausgeschlossen sind:

Personen mit nachgewiesener SARS-CoV-2-Infektion.
Personen, die mit Kontakt zu COVID-19-Fällen in den letzten 14 Tagen (nicht anzuwenden auf medizinisches und pflegerisches Personal mit geschütztem Kontakt zu COVID-19-Patienten) und/
oder Personen, die einer Quarantänemaßnahme unterliegen.
Personen mit COVID-19 Symptomen (akute, unspezifische Allgemeinsymptome, Geruchs- und Geschmacksverlust, respiratorische Symptome jeder Schwere).

Die Kontaktverfolgung

Die Kontaktdaten der Teilnehmenden müssen aufgenommen werden; ob mit Papier oder digital bleibt Ihnen selbst überlassen. Die Luca-APP (Leitfaden auf der Marketing-Homepage) kann die Kontaktdaten-Erfassung erleichtern. Die Kontaktverfolgung ist notwendig, um eine Kontaktpersonenermittlung im Falle eines nachträglich identifizierten COVID-19-Falles unter den Teilnehmenden
zu ermöglichen.

Folgende Daten müssen erfasst werden:

Name, Vorname, Anschrift und eine sichere Kontaktinformation (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Sitzplatznummer). Eine Vorlage steht Ihnen auf der Marketing-Homepage zur Verfügung.
Die Speicherung der Daten erfolgt für eine Dauer von vier Wochen.
Die Kontaktdaten sind so zu verwahren, dass Dritte sie nicht einsehen können und die Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust oder unbeabsichtigter Veränderung geschützt sind.
Die Daten sind nach Ablauf von vier Wochen zu vernichten. Eine Übermittlung der Daten darf ausschließlich zum Zweck der Auskunftserteilung auf Anforderung und gegenüber den zuständigen Gesundheitsbehörden erfolgen.
Die Teilnehmenden sind in geeigneter Weise über die Datenverarbeitung zu informieren.
Wenn nach der Veranstaltung ein Corona-Fall aufritt, erfolgt die Information durch das lokale Gesundheitsamt. Diesem müssen Sie dann die erfassten Kontaktdaten zur Verfügung stellen. Die Kontaktaufnahme zu potentiellen Kontaktpersonen übernimmt das Gesundheitsamt.

Vorlage für eine Anmeldeformular (zum Einlegen in den Flyer):

Anmeldeformular_Beilage_Flyer.pdf (1.5 MB, PDF-Datei)

Vorlagen für eine Anmeldeliste zur Kontaktverfolgung:

Anmeldeliste_Kontaktverfolgung.xlsx (23.5 KB, XLSX-Datei)

Muster Einladungsschreiben

Einladung für Mitglieder und Interessierte:

Briefvorlage Einladung Mitglieder und Interessierte (50.0 KB, DOC-Datei)

Einladung für LokalpolitikerInnen:

Briefvorlage Anschreiben LokalpolitikerInnen (35.0 KB, DOC-Datei)

Einladung für die Presse:

Briefvorlage Einladung Presse (35.5 KB, DOC-Datei)

Infoschreiben an Kreis- und Ortsverbände:

Infoschreiben an OV Vorstand (52.5 KB, DOC-Datei)

Dekomaterial

Damit wird Ihre Veranstaltung ein absoluter Hingucker wird, haben wir Ihnen verschiedene Dekorationsmaterialien erstellt. Diese können Sie, sofern eine Veranstaltung von Ihrem Kreis- oder Ortsverband durchgeführt wird, hier kostenlos beim Landesverband bestellen.

Weitere Informationen zu den Dekorationsmaterialien finden Sie hier.

Mitmach-Aktionen
Wir haben für Sie vor und während der Veranstaltung verschiedene Mitmach-Aktionen geplant. Nähere Informationen erhalten Sie durch das Klicken auf die jeweilige Aktion.