Kassenführung - Sozialverband VdK Baden-Württemberg

Kassenführung

• Buchhaltung
• Kassenbericht für die Haupt- und Mitgliederversammlung
• Steuererklärung
• Zuwendungsbestätigung (früher: Spendenbestätigung)
• Führung der Bankkonten
• Aufbewahrungsfristen

Vor allem bei kleineren gemeinnützigen Vereinen ist eine Buchführungspflicht zivilrechtlich in der Regel nicht gegeben, da der Verein keine Kaufmannseigenschaft besitzt (§§ 1,3 HGB). Trotzdem müssen alle gemeinnützigen Vereine ihre baren und unbaren Geschäftsvorgänge aufzeichnen.

Weder die VdK-Satzungen noch andere als die Steuergesetze sehen eine Bilanzierungspflicht der VdK-Verbandsstufen vor, so dass eine Bilanzierungspflicht nur aufgrund der Steuergesetze eintreten kann. Bilanzierungspflicht besteht steuerlich nur dann, wenn

• entweder der Jahresumsatz aus unternehmerischer Tätigkeit mehr als EUR 500.000,-
• oder der Gewinn aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mehr als EUR 50.000,-

beträgt

• und das Finanzamt die VdK-Verbandsstufe zur Bilanzierung aufgefordert hat.

(Die Grenzwerte gelten jeweils für jede VdK-Verbandsstufe für sich.)

Da diese Grenzwerte in der Praxis bei den VdK-Verbandsstufen sicher nicht überschritten werden, kann bei den VdK-Verbandsstufen der Gewinn (Jahresüberschuss) durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt werden.

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Buchhaltung

Die Verbuchung aller Geschäftsvorgänge sollte grundsätzlich immer in einer einheitlichen Form erfolgen. Je nach Größe der VdK-Verbandsstufe oder dem Umfang einer eventuellen wirtschaftlichen oder unternehmerischen Betätigung eignen sich für die Aufzeichnung in einheitlicher Form:

• Kassenbuch (zweckmäßigerweise mit mehreren Spalten)
• Journal
• EDV-Buchhaltung (z. B. mit speziellen Vereinsbuchführungs-Programmen oder Tabellenkalkulations-Programmen in Form eines Journals).

Das Kassenbuchprogramm SOLUT

Das EDV-Kassenbuchprogramm SOLUT ist speziell auf die Bedürfnisse der Verbandsstufen abgestimmt. Mit diesem Kassenbuchprogramm haben Sie eine einfache Handhabung bei der Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle und der integrierten Einnahmen-Überschuss-Rechnung einschließlich der Kassenberichte für die Mitgliederversammlung und ggf. für das Finanzamt. Das erleichtert die Arbeit der Kassiererin/des Kassierers in den VdK-Verbandsstufen erheblich!

Das Programm können Sie in der EDV-Abteilung/Finanz- und Rechnungswesen
für 29,75 Euro inkl. Mehrwertsteuer beziehen.

Mehr Informationen zum Kassenbuchprogramm SOLUT finden Sie im Intranet im Ordner "IT/EDV". Die Ansprechpartner der EDV-Abteilung/Finanz- und Rechnungswesen helfen Ihnen bei Fragen zur Anmeldung oder Bedienung.

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Kassenbericht für die Haupt- und Mitgliederversammlung

Nach der Satzung der VdK-Verbandsstufen ist der Kassenbericht der Bezirksverbandskonferenz oder dem Kreisverbandstag bzw. Kreisverbandskonferenz oder der (Ortsverbands-) Haupt- oder Mitgliederversammlung zu erstatten.
Bilanzierende VdK-Verbandsstufen werden bei dieser Gelegenheit den Jahresabschluss einschließlich gewisser Erläuterungen zur Bilanz und zur Gewinn- und Verlustrechnung vortragen.

Nicht bilanzierende VdK-Verbandsstufen können den Kassenbericht in einfacher Form erstatten. Dabei ist es sicher nicht notwendig, im Detail z. B. auf die Mittelverwendungsrechnung bzw. auf die Rücklagen- oder Vermögensbildung einzugehen.

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Steuererklärung

In turnusmäßigen Abständen (ca. alle 3 Jahre) erhalten die VdK-Verbandsstufen vom zuständigen Finanzamt den Vordruck „Erklärung zur Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer von Körperschaften, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen“ - Gem. 1 Erklärung - übersandt.
Mit dieser Erklärung, die von der VdK-Verbandsstufe auszufüllen ist, überprüft das zuständige Finanzamt, ob die Voraussetzungen für die Steuerbefreiungen des Vereins (der VdK-Verbandsstufe) vorliegen.

Zusammen mit dieser ausgefüllten Erklärung sind beim Finanzamt weitere Unterlagen wie z. B. Kassenberichte, Gewinn- und Verlustrechnung, Aufstellung über das Vermögen usw. einzureichen.

Dieses Verfahren ist seit Jahren gängige Praxis; es hat sich auch bewährt.

Bis zu einer eventuell anderslautenden Mitteilung durch das zuständige Finanzamt haben die VdK-Verbandsstufen auch keine Veranlassung, andere als die bisher schon immer der Erklärung – Gem. 1 – beigefügten Unterlagen beim Finanzamt einzureichen.

Allerdings kann für die Zukunft nicht ausgeschlossen werden, dass vom zuständigen Finanzamt, insbesondere bei „vermögenden“ VdK-Verbandsstufen, die Abgabe einer Mittelverwendungsrechnung, die Vorlage der Beschlüsse über die Rücklagenbildung
und Vermögensbildung und die Vorlage einer detaillierten Vermögensaufstellung verlangt wird.

In diesen Fällen muss dann allerdings die betroffene VdK-Verbandsstufe wie in den Kapiteln „Vermögensbildung/Rücklagenbildung“, „Zeitnahe Mittelverwendung/Mittelverwendungsrechnung“ und „Aufstellung über das Vermögen“ beschrieben, verfahren.

Sofern nach Überprüfung der Erklärung - Gem. 1 - und der zusätzlich einzureichenden Unterlagen durch das zuständige Finanzamt die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung der VdK-Verbandsstufe vorliegen, erhält die VdK-Verbandsstufe einen sogenannten Freistellungsbescheid zur Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer - Gem. 2 Freistellungsbescheid -.

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Zuwendungsbestätigung (früher: Spendenbestätigung)

Seit 01. Januar 2000 sind alle als steuerbegünstigt anerkannte Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen berechtigt, selbst unmittelbar steuerbegünstigte Spenden entgegenzunehmen und hierüber Zuwendungsbestätigungen (früher: Spendenbestätigungen) auszustellen. Voraussetzung ist, dass die Körperschaft, Personenvereinigung oder Vermögensmasse nach § 5 Abs.1 Nr. 9 KStG von der Körperschaftsteuer befreit ist und vom Finanzamt wegen Förderung der in § 52 Abs. 2 AO Nr. 1-25 aufgeführten Zwecke als steuerbegünstigte Körperschaft (steuerbegünstigter Verein) anerkannt wurde. (vgl. § 10b Abs. 1 EStG)

Verfolgt eine steuerbegünstigte Körperschaft (steuerbegünstigter Verein) die in § 52 Abs. 2 AO Nr. 1-25 - als besonders förderungswürdig anerkannten gemeinnützigen Zwecke, so sind auch Mitgliedsbeiträge wie Spenden abzugsfähig.

Für alle VdK-Verbandsstufen gilt:

und demnach sind sowohl Spenden an den VdK wie auch VdK-Mitgliedsbeiträge steuerlich abzugsfähig.

Unter der Voraussetzung, dass bei der VdK-Verbandsstufe ein Freistellungsbescheid zur Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer - Gem. 2 Freistellungsbescheid - vom zuständigen Finanzamt vorliegt, dessen Ausstellungsdatum nicht länger als fünf Jahre zurückliegt, ist die VdK-Verbandsstufe berechtigt:

• für Spenden Zuwendungsbestätigungen (früher: Spendenbestätigungen) und
• für Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen (früher: Spendenbestätigungen)

nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck (§ 50 Abs.1 EStDV) auszustellen.
Die Verbandsstufen sind verpflichtet ein Doppel der ausgestellten Zuwendungsbestätigung 10 Jahre lang aufzubewahren.

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Führung der Bankkonten

Zur Eröffnung eines Bankkontos (Girokonto usw.) benötigt die VdK-Verbandsstufe

• einen Kontoeröffnungsantrag
• ein Unterschriftenblatt (zur Hinterlegung der Verfügungsberechtigung über das Bankkonto)

Beide vorstehend genannten Unterlagen erhält die VdK-Verbandsstufe von der Bank, bei der das Konto eingerichtet werden soll.

Kontoinhaber muss immer die VdK-Verbandsstufe sein. Als Postanschrift (z. B. für den Versand von Kontoauszügen) wird zweckmäßigerweise der Name und die Anschrift des/der Kassiers/Kassiererin angegeben, sofern die VdK-Verbandsstufe über keine Geschäftsadresse (z. B. eigene Geschäftsstelle) verfügt.

Da nach den VdK-Satzungen bei Rechtsgeschäften, die die VdK-Verbandsstufen vermögensrechtlich verpflichten, die Unterschriften des/der jeweiligen Vorsitzenden, ggf. des/der Stellvertreters/Stellvertreterin und des/der Kassiers/Kassiererin erforderlich sind,
kann auch hergeleitet werden, dass verfügungsberechtigt über ein Bankkonto immer nur zwei Personen gemeinsam sein können.

Es ist deshalb darauf zu achten, dass beim Ausfüllen des Unterschriftenblattes wegen der Verfügungsberechtigung über das Bankkonto jeweils nur zwei Personen gemeinsam verfügungsberechtigt sein können (z. B. derdie Vorsitzende gemeinsam mit dem/der KassiererIn).

Da die VdK-Verbandsstufen rechtlich nicht eingetragene Vereine darstellen (und somit nicht rechtsfähig sind), ist zur wirksamen Eröffnung eines Bankkontos die Gegenzeichnung des eingetragenen Vereins, also des VdK-Landesverbandes, notwendig.

Kontoeröffnungsanträge der VdK-Verbandsstufen sowie Unterschriftenblätter sind deshalb zur Gegenzeichnung durch den VdK-Landesverband an diesen zu senden. Die Gegenzeichnung durch den VdK-Landesverbandsvorstand erfolgt grundsätzlich dann,
wenn sowohl Kontoeröffnungsanträge als auch Unterschriftenblätter nach den vorstehend beschriebenen Grundsätzen ausgefüllt sind.

Sofern seitens der Bank noch ein Vereinsregisterauszug benötigt wird, wird dieser, nach erfolgter Gegenzeichnung durch den VdK-Landesverbandsvorstand auf dem Kontoeröffnungsantrag bzw. Unterschriftenblatt, der Bank zur Verfügung gestellt.

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Aufbewahrungsfristen

Für Vereine gibt es keine speziellen Aufbewahrungsfristen für „Kassenunterlagen“. Allerdings empfiehlt sich - für die Dauer der Aufbewahrung - die Orientierung an handelsrechtlichen (ggf. steuerrechtlichen) Vorschriften. (§ 257 HGB / § 147 Abs.3 AO)

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre für:

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für: